Fluxo de aprovação de pagamentos: nenhuma nota é paga sem conferência
O eflus transforma as contas a pagar da empresa em um fluxo com etapas: a nota chega, quem pediu confere, o gestor aprova, o financeiro paga e registra o comprovante. Tudo com documento e histórico, sem aprovação perdida no WhatsApp.
Quando a aprovação acontece por mensagem, o risco aparece no pagamento.
Pagou duas vezes?
Sem um registro único por nota, a mesma cobrança pode chegar pelo e-mail e pelo fornecedor e ser paga em duplicidade.
Quem autorizou esse valor?
Aprovações soltas no WhatsApp não mostram quem decidiu, quando e com qual documento.
Os dados bancários mudaram?
Golpes de troca de boleto e de dados bancários passam quando ninguém confere a alteração antes de pagar.
Separar quem pede, quem aprova e quem paga
Separar funções é uma das bases do controle interno: quem solicita uma compra não deveria ser quem aprova o pagamento, e quem aprova não deveria ser quem faz a transferência. Em empresas com sócios, investidores ou auditoria, essa separação precisa estar comprovada, não só combinada.
O eflus aplica essa regra no próprio fluxo. Cada etapa tem um papel responsável, e a mesma pessoa pode ser impedida de executar etapas seguidas. CNPJ e dados bancários de fornecedores só mudam com justificativa, e tudo fica no histórico.
O resultado é um contas a pagar que se explica sozinho, para o sócio, para o contador e para a auditoria.
Um fluxo de aprovação de pagamentos na prática
- 01
Recebe a nota
Importe o XML ou cadastre a nota. Notas duplicadas são barradas.
- 02
Confere
Quem pediu o produto ou o serviço confirma a entrega.
- 03
Aprova
O gestor aprova ou devolve com motivo. A decisão fica registrada com nome e data.
- 04
Paga e confere
O financeiro registra o pagamento e o comprovante e confere com o extrato.
As etapas, os nomes e as regras de aprovação são configurados com a sua equipe.
O que o eflus faz na sua empresa
Contas a pagar em kanban
Veja em que etapa está cada nota e o que está parado em cada uma.
Aprovação por pessoas diferentes
Regras por etapa impedem que a mesma pessoa lance, aprove e pague.
Dados bancários protegidos
CNPJ e dados bancários de fornecedor só mudam com justificativa e histórico.
Pagamento ligado à conta
Cada pagamento registra a conta de saída e o comprovante, e entra na movimentação.
Relatórios com visão salva
Filtre por conta, categoria e período, salve a visão e exporte em PDF ou planilha.
Central de documentos
Notas, boletos e comprovantes de todos os processos, com busca por número, fornecedor ou CNPJ.
Para quais empresas faz sentido
Construtoras
Notas de várias obras com aprovação do engenheiro e do financeiro.
Empresas com filiais
Despesas de várias unidades passando pelo mesmo controle.
Clínicas e serviços
Fornecedores e serviços conferidos antes do pagamento.
Empresas com auditoria
Que precisam comprovar o controle interno a sócios e investidores.
Dúvidas sobre fluxo de aprovação de pagamentos
O eflus substitui o ERP ou o sistema financeiro?
Não. O eflus organiza a conferência e a aprovação antes do pagamento, com documentos e histórico. O lançamento contábil e fiscal continua no ERP ou com a contabilidade.
O eflus faz o pagamento no banco?
Não. O eflus não se conecta ao banco nem movimenta dinheiro. O financeiro paga pelo banco, como hoje, e registra no eflus a conta, o comprovante e a conferência com o extrato.
Como o eflus evita pagamento duplicado?
Cada nota recebe um identificador único e o sistema barra o cadastro da mesma nota duas vezes. Assim, uma cobrança que chega por dois caminhos não vira dois pagamentos.
Dá para ter mais de uma etapa de aprovação?
Sim. O fluxo é configurado pela empresa, com quantas etapas fizerem sentido, e cada etapa pode exigir um papel diferente.
Serve para empresa pequena?
Serve quando mais de uma pessoa participa do caminho entre a nota e o pagamento. Se uma única pessoa faz tudo, uma planilha costuma bastar.
O mesmo controle em outros contextos
Perfis de acesso
Cada pessoa vê e move só o que o seu papel permite.
Log de ações
Registro de quem fez o quê, e quando.
Alteração com justificativa
CNPJ e dados bancários só mudam com motivo e histórico.
Veja o eflus no contas a pagar da sua empresa.
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- Criciúma, SC